In managementul proiectelor un rol important joaca planificarea resurselor – factor hotarator in realizarea scopului final definit.

Pentru o buna planificare a resurselor este necesara parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Programam proiectul si redactam cererea de finantare

a. Ce resurse ne sunt necesare?

• umane

• materiale

• informaționale

• timp

• financiare

b. De unde le obținem?

• accesare fonduri structurale;

• subcontractare de la instituțiile publice;

• accesare fonduri private;

• resurse proprii entității juridice pentru proiecte interne de eficientizare.

c. Elaborăm bugetul de proiect:

• selectăm unitățile de măsură pentru resurse;

• alocăm pentru fiecare activitate TOATE tipurile de resurse necesare derulării acesteia.

d. Corelăm bugetul de proiect cu bugetul general al entității juridice:

• cofinanțare, coplată etc.

e. Coordonăm implicarea în proiect a partenerilor și contribuția fiecăruia la atingerea obiectivelor:

• coordonarea resurselor la nivel de consorțiu;

• complementaritatea contribuțiilor în cadrul parteneriatelor;

• cofinanțare proiecte/ activități.

Avantajele și efectele pozitive ale unei bune planificări a resurselor sunt:

• realizarea alocării resurselor de proiect în mod corect, eficient astfel încât să se asigure ulterior o implementare adecvată, evitându-se pierderile sau consumul inutil de resurse;

• o mai bună înțelegere a conținutului proiectului, a corelărilor necesare între principalele componente:

• definirea livrabilelor ca rezultate și/ sau indicatori de proiect;

• identificarea, din această etapă, a potențialelor riscuri și realizarea planurilor alternative pentru limitarea sau eliminarea efectelor negative.

2. Elaboram planul de implementare a proiectului

În condiții normale, după începerea proiectului, ce trebuie să avem în vedere?

• Detaliem resursele contractate pe activități și le repartizăm cronologic;

• Asigurăm încadrarea în bugetul și durata proiectului;

• Organizăm echipa de proiect până la nivel de sarcină de serviciu.

Managerii de proiect sunt uneori puși în situația dificilă de a începe implementarea proiectului înainte de a finaliza Planul, esențial în această fază a ciclului de viață a proiectului. Cele mai frecvente cauze identificate sunt presiunea timpului sau constituirea prematură a echipei de proiect prin preluarea personalului deja existent în organizație sau prin recrutare și selecție externă. Evident, acestea nu sunt situații normale, dar se întâlnesc în practică.

3. Asiguram desfasurarea activitatilor contractate

Managementul echipei de proiect vizează asigurarea unei bune funcționări a acesteia în vederea atingerii unui nivel superior de performanță. Oamenii trebuie să înțeleagă ce se așteaptă de la ei, să își coordoneze eforturile, să soluționeze probleme, să se concentreze pe finalizarea activităților la parametrii stabiliți, să intervinăîn situații prioritare etc.

Așa cum fiecare proiect are nevoie de un manager de proiect, și o activitate trebuie coordonată de o persoană care are această responsabilitate. Managerul de proiect are însă viziunea ansamblului, supervizează, coordonează, antrenează, evalueazăși motivează. Deține responsabilitatea realizării proiectului în integritatea sa. Fără o îndrumare corespunzătoare, membrii echipei de proiect pot ajunge la situații de confuzie, haos și realizarea defectuasă a sarcinilor de serviciu prevăzute în fișa de post.

In acest sens:

• Elaborăm instrumentele de lucru, cele solicitate în mod expres de finanțator sau decise la nivel de echipă de proiect ca și instrumente interne de lucru.

• Analizăm nivelurile de disponibilitate a resurselor.

• Identificăm modificările care sunt evidențiate la nivelurile de disponibilitate.

• Asigurăm legalitatea și eligibilitatea cheltuielilor.

• Eficientizăm alocarea sarcinilor și, după caz, efectuăm realocări.

• Identificăm factorii de risc și a abaterilor de la contract.

• Reiterăm planul, după caz.

4. Atingem rezultatele previzionate

În toate proiectele, managerul de proiect se concentrează să finalizeze proiectul, activitățile la termenul stabilit, încadrate în bugetul alocat, cu rezultatele și indicatorii asumați. Nerespectarea acestor cerințe poate atrage consecințe grave la nivelul entității juridice în funcție de strictețea sau flexibilitatea prevederilor contractuale de finanțare. În cazul unor finanțări, nerealizarea activităților, rezultatelor și indicatorilor, precum și consumarea resurselor proiectului altfel decât au fost precizate în descrierea proiectului, atrag penalizări financiare serioase suportate de către beneficiar.

În procesul de planificare a resurselor utilizăm instrumente de management specifice (matrice, diagrama Gantt, Diagrama drumului critic, holograme , flux de numerar etc).

Indiferent de instrumentele aplicate, trebuie să ținem cont de câțiva factori generali, cum ar fi:

• Dimensiunea proiectului (în cazul fondurilor structurale, de tip grant sau strategic, proiect de eficientizare a entității juridice la nivel general sau departamental).

• Extinderea geografică (locală, multiregională, națională, transnațională)

• Ciclul de viață a entității juridice (se află la începutul activității sau într-o fază de expansiune în dezvoltare).

• Tipurile de personal angajat (calificări, durată activității zilnice, pe termen lung, cu durată determinată etc).

• Relația cu factorii interesați din proiect (parteneri, alte categorii de stakeholderi etc).