„Timpul este inerent în management. Managementul timpului înseamnă controlul acestei resurse. Este esenţa progresului tehnic şi economic, deoarece fructificarea şi dovedirea unei idei depinde de factorul timp.” [1]

Problemele referitoare la gestionarea timpului pot fi soluţionate prin implementarea unor tehnici de planificare a timpului. Tehnicile clasice de gestionare a timpului sunt:Managementul prin obiective (MBO), spreadsheets-urile, analiza SWOT, graficele Gantt, “Mind mapping”-urile, fişele de evaluare a şedinţelor. [1]

Graficul Gantt numit după inventatorul său, Henry Gantt (1861-1919), care a proiectat o astfel de diagramă în jurul anilor 1910-1915 este utilizat pentru reprezentarea succesiunii activităţilor prevăzute în scopul implementării unui proiec sau mai exact a unui plan de afaceri

Cele mai vechi hărți Gantt au fost desenate pe hârtie și, prin urmare, au trebuit să fie redesenate în întregime pentru a se adapta la schimbările programate. De mulți ani, managerii de proiect au folosit bucăți de hârtie sau blocuri pentru barele de grafic Gantt, astfel încât acestea să poată fi ajustate după cum este necesar.[2]

Graficul Gantt se poate realiza simplist prin desenarea unui grafic pe o foaie de hârtie sau se pot utiliza variante mai complexe, de la întrebuințarea funcțiilor Excel-ului până la procurarea de software-uri speciale cum ar fi Microsoft Project sau Primavera Project Planner, ACEProject, ActiveProject Project Management, LeadingProject, PlanWise Project Management, TargetProcess, Vertabase etc.

Iustrarea grafică a acestui instrument de planificare rezidă într-un tabel cu două axe:

• pe axa orizontală, se poziționează periodele de timp pe care se preconizează a se realiza afacerea în unități de măsură distincte (ore, zile, săptămani, luni) și stabilite în urma analizei inițiale sau durata estimată a unei activități;

• pe axa verticală sunt reprezentate distinct toate sarcinile concret identificate ale proiectului sau lista activităților de efectuat. Fiecărei sarcini/ activități îi este alocat câte un rând și pot fi marcate printr-un număr sau nume. [3]

În partea stângă se marchează începutul preconizat pentru sarcina respectivă, iar pe partea dreaptă sfârșitul prevăzut al sarcinii. Sarcinile propuse se pot dezvolta condițional, cronologic de la alte sarcini, concomitent, suprapus sau nu, din punct de vedere temporar.

Graficul Gantt permite vizualizarea relaţiei dintre activităţile prevăzute pentru implementarea unui proiect/plan de afaceri, indicând etapele care trebuie parcurse în acest scop, permite observarea datei la care au fost făcute modificări in desfăşurarea activităţilor, faţă de ceea ce a fost prevăzut într-o primă etapă.

Pentru construirea diagramei Gantt este necesară parcurgerea unor etape:

1. Definirea activităţilor necesare pentru implementarea proiectului, estimarea duratei fiecărei activităţi;

2. Ordonarea activităţilor într-o succesiune logică;

3. Marcarea pe grafic a succesiunii activităţilor cu ajutorul unor linii orizontale (aceste linii arată momentul începerii şi pe cel al terminării fiecărei activităţi).

Toate aceste etape trebuie sa fie in concordanta cu obiectivele SMART

5 motive pentru utilizarea graficelor Gantt

1. Evitați confuzia de completare : Graficele Gantt au fost create pentru a menține utilizatorii pe drumul cel bun, oferind o cronică vizuală pentru începerea și finalizarea sarcinilor specifice. Oferind o imagine de ansamblu vizuală a reperelor și a altor date-cheie, aceste diagrame sunt considerate a oferi o metodă mai înțelegătoare și mai memorabilă de menținere a sarcinilor bazate pe timp și a rezultatelor, fie că sunt urmărite zilnic, săptămânal, lunar sau anual.

2. Păstrați toati participantiila activitati pe aceeași pagină : În cazul în care există un cadru vizual pentru ca munca să fie făcută, există mai puține șanse de neînțelegere, mai ales atunci când este vorba de sarcini extrem de complexe. Utilizarea graficelor Gantt permite tuturor părților interesate să aibă aceleași informații, să-și desfășoare eforturile în conformitate cu protocolul dorit.

3. Înțelegerea relațiilor intre activitati : Aceste diagrame pot clarifica modul în care diferitele sarcini sunt interconectate și se bazează pe realizarea unui altei sarcini pentru a îndeplini obiective specifice. Aceste relații intre activitate se referă la înțelegerea calendarului fiecărei sarcini, ceea ce influențează apoi alte sarcini enumerate. Acest lucru poate asigura mai bine fluxul de lucru optim, productivitatea maximă și succesul general al proiectului.

4. Alocarea efectivă a resurselor : prin faptul că este capabil să privească în perspectivă graficul Gantt, utilizatorii pot identifica în mod clar unde resursele trebuie anticipate, alocate sau împărțite pentru a maximiza utilizarea acestor resurse. Cu cât graficul este urmat mai îndeaproape, cu atât există șanse mai mari de menținere a costurilor proiectului în limitele bugetului, asigurând, de asemenea, o finalizare mai rapidă.

5. Obțineți o manevră a viitorului : deși este adesea ușor să vă prindeți de sarcini de zi cu zi așa cum este detaliat pe o diagramă, avantajele graficului Gantt includ ajutarea factorilor de decizie să privească mai departe pentru a se asigura că fiecare proiect dat lucrează spre realizare obiectivele

Bibliografie:

[1]Corodeanu, D.T. Managementul timpului sau tehnici şi instrumente pentru a economisi eficient timpul , http://anale.feaa.uaic.ro/anale/resurse/27_Corodeanu_DT_-_Managementul_timpului_sau_tehnici_si_instrumente_pt_a_economisi_eficient_timpul.pdf

[2] Flouris, Triant G .; Lock, Dennis (2012). Gestionarea proiectelor de aviație de la concept până la finalizare . Ashgate Publishing Limited. ISBN 978-1-4094-8613-8 .

[3] Graficul Gantt si utilitatea sa-planificarea afacerii, https://www.traininguri.ro/graficul-gantt-si-utilitatea-sa-planificarea-afacerii/

[4] Site-ul oficial https://www.gantt.com/

[5] Nishadha,Cinci motive pentru utilizarea graficelor Gantt, accesat de pe https://creately.com/blog/diagrams/5-reasons-to-use-gantt-charts/